各位老师、同学:

为加强数字化校园建设、提升管理服务效能，让数据多跑路、让学生少跑路，由信息管理中心立项、国际合作处负责建设的外事管理系统学生海外交流模块即日起上线试运行。现将具体事宜通知如下：

一、系统功能

学生海外交流交换项目查阅、学生申报、审批、出国（境）报批、回国管理等。

二、适用范围

我校全日制在读学生出国（境）交流事项的申请和审批。

三、工作流程

（一）学生海外交流项目申请与审批

1.本科生：

项目查阅：可在系统中查阅可报名项目信息；

学生申请：根据项目要求在系统中填报申请材料，并按要求上传附件材料；

教学秘书审核：学业审核（包括选课安排、学分转换等）；

专业负责人审核：对是否同意学生申请给出明确意见；

学院负责人审核：对是否同意学生申请给出明确意见；

教务处审核审核：学生平均绩点审核，负责学生交流期间的学籍管理和返校注册，指导各学院做好学生课程选修、成绩认定和学分转换等工作，督促其在毕业前完成人才培养方案规定的学时学分和教学环节；

教务处负责人审核：对是否同意学生申请给出明确意见；

国际合作处审核：对是否同意学生申请给出明确意见。

2.研究生：

项目查阅：可在系统中查阅可报名项目信息；

学生申请：根据项目要求在系统中填报申请材料，并按要求上传附件材料；

研究生秘书审核：学业审核（包括选课安排、学分转换等）；

研究生导师审核：对是否同意学生申请给出明确意见；

学院负责人审核：对是否同意学生申请给出明确意见；

研究生院审核审核：负责学生交流期间的学籍管理和返校注册，指导各学院做好学生课程选修、成绩认定和学分转换等工作，督促其在毕业前完成人才培养方案规定的学时学分和教学环节；

研究生院负责人审核：对是否同意学生申请给出明确意见；

国际合作处审核：对是否同意学生申请给出明确意见。

（二）出国（境）报批

1.本科生：

学生报批：出国（境）前在系统中提交出国（境）申请材料；

学院负责人审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见；

图书馆审核：三个月以上出国（境）需由图书馆审核确认所借图书资料已还清；

计划财务处审核：三个月以上出国（境）需由计划财务处审核确认无未结清帐务；

教务处审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见；

学生工作处审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见；

国际合作处审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见。

2.研究生：

学生报批：出国（境）前在系统中提交出国（境）申请材料；

研究生导师审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见；

学院负责人审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见

图书馆审核：三个月以上出国（境）需由图书馆审核确认所借图书资料已还清；

计划财务处审核：三个月以上出国（境）需由计划财务处审核确认无未结清帐务；

研究生院审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见；

国际合作处审核：对是否同意学生出国（境）交流申请给出明确意见。

（三）回国反馈

学生在回国后，需及时在系统中提交海外交流感想等图文资料。

备注：学生出国（境）前需参加由国际合作处组织的线下行前培训指导并签署《南京工业大学学生出国（境）须知》，具体时间以短信提示为准。

四、系统上线时间安排

1.试运行时间：2024年7月17日-2024年9月1日；

2.正式上线时间：2024年9月2日。

五、系统访问登录

PC端登录智慧南工-应用中心-外事管理系统，或手机登录i南工-外事管理系统进行填报或审核。

浏览器：谷歌浏览器（推荐）、360安全浏览器极速模式、360极速浏览器等。

注：该系统在校园网运行，外网可通过智慧南工登录VPN进行访问。

六、业务咨询与意见反馈

试运行期间，如有问题或建议请通过以下方式反馈：

联系人：赵老师/邵老师

联系电话：025-58139152/58139269 

联系邮箱：20029@njtech.edu.cn/global@njtech.edu.cn

国际合作处

2024年7月17日