为了加强对我校举办国际学术会议的管理，规范国际会议申办程序、会议过程管理、经费管理和会议总结工作，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部和省教育厅有关文件精神，结合我校实际，特制定本管理办法。

第一章  会议界定

第一条  本办法适用的国际会议包括以南京工业大学或校属单位名义在我国境内（不含港、澳、台地区）主办、承办的有国外代表出席的学术会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。

第二条  国际学术会议应达到包括主办国在内的至少3个国家以上、外宾人数在10人以上等条件。

第三条  按照国际会议正式代表人数，将国际会议划分为大型国际会议、中型国际会议、小型国际会议。大型国际会议是指正式代表在300人以上的会议；中型国际会议是指正式代表在100人以上、300人以下（含300人）的会议；小型国际会议是指正式代表在100人以下（含100人）的会议。

第二章  申请审批

第四条  申请条件：

1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平较高，一般应在国内处于领先地位。

2、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。

3、得到有关主管部门的同意和支持。

4、会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

第五条  申请程序：

1、凡申请举办国际学术会议，举办单位一般应在一年前认真研究后填写《南京工业大学举办国际学术会议校内审批表》（见附件1）送科技处，经国际合作处审核会签报分管校长审批后，由国际合作处拟文上报江苏省教育厅。

2、举办单位提交的申请材料应包括以下内容：

（1）会议中、英文全称及简称，举办日期、会期、地点，主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称，与会人员范围、会议规模、外宾人数；

（2）会议的主题、议题和主要内容；

（3）会议经费来源及列支经费预算；

（4）举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件；

（5）拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务；

（6）会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式；

（7）作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料（名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”问题）；

（8）其他需要特别说明的情况。

3、待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极开展各项筹备工作。

4、确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后，承办单位应在会前2个月填写《南京工业大学举办国际学术会议邀请外国人来华校内审批表》（见附件2）报国际合作处，由国际合作处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。

5、若有台湾学者参加，举办单位须将有关背景材料和名单报学校国际合作处，由国际合作处专项报批。

6、若会议的举办需学校有关部门配合，举办单位应在会前一个月向学校国际合作处汇报，由校领导牵头召开有关部门协调会。 

7、如需邀请国家及省市领导人参加国际会议开幕式等活动，举办单位应在会前一个月向学校国际合作处提交书面报告，并同时提交会议背景材料和领导讲话代拟稿。学校国际合作处在请示校领导后负责向国家、省、市有关部门报批。

8、组织好会议期间的宣传和报道工作，以扩大我校的国际影响。

第三章  经费管理

第六条  经费原则：会议经费未经落实，不得申请办会。会议举办单位应严格执行学校有关经费的管理规定，坚持厉行节约，收支平衡，以会养会的原则，会议举办单位应尽量争取校外资助。

第七条  账户申请：会议举办单位持学校签发的会议批件到校计划财务处申请会议专用账号；外币收入，按学校计划财务处规定，将外币折合成人民币。

第八条  国际会议收入管理

1、国际会议收入包括

（1）会议注册费：根据国际惯例，由会议承办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用。

（2）国际组织专项资助：国际组织拨付给会议承办单位的专项经费。会议承办单位应积极向国际组织申请专项资助。

（3）政府部门拨款：指在无会议注册费收入和国际组织专项资助，或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议开支时，国家财政安排的对在华举办国际会议的补助经费。

（4）赞助收入：指境内外机构或部门、企业、个人出于自愿，无偿向国际会议提供资金或物资赞助形成的收入。

（5）其他收入：召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介等收入。

2、会议各项收入必须统一纳入预算管理，单独核算，专款专用，专人负责。国际会议的经费由国际合作处、科技处、计划财务处共同监管。

3、举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管、领用要有严格的报批程序，指派专人负责。

4、举办国际会议购置或通过赞助取得的各项财产物资，应在会议结束后3个月内进行处理，具体处理方案报计划财务处审批，财产物资处置收入在扣除相关税费后上缴学校。以会养会的，财产物资处置收入可用于抵补会议相关支出。

第九条  国际会议支出管理

1、国际会议支出包括：

（1）召开会议所必需的场地租金：大型、中型、小型国际会议正式代表人均开支标准分别为每天100元（人民币，货币单位下同）、150元和200元。

（2）会议开幕式或闭幕式一次冷餐招待会（酒会）费用。会议正式代表人均开支标准为150元（含酒水及服务费用）。

（3）会议期间工作人员食宿费用：除特殊情况报经批准外，国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内，开支标准为每人每天300元。

（4）会议期间志愿人员工作午餐费用及误餐补贴。志愿人员仅安排午餐或发放误餐补贴，开支标准为每人每天100元。志愿人员不安排住宿。

（5）同声传译人员劳务费及同声传译设备和办公设备租金。同声传译开支标准为口译每人每天5000元，笔译每千字200元；同声传译设备和办公设备租金，会议正式代表人均开支标准为每天50元。

（6）境外同声传译人员除劳务费及境外国际旅费外（只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结算），同声传译人员的食宿、交通等各项费用，由个人承担。

（7）会议代表往返驻地与会场的交通费用及其他必要的用车费用。租金开支标准为：大巴士（25座以上）每辆每天1500元，中巴士（25座及以下）每辆每天1000元，小轿车（5座及以下）每辆每天800元。

（8）其他会务费用。实行综合定额控制，会议正式代表人均开支标准为每天100元，开支范围包括：办公用品、消耗材料购置费用，会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。上述各项费用之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。

（9）会议如有注册费收入，我方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用，以及特邀代表的国际、国内旅费。

（10）一般会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）、食宿、医疗、参观游览、个人消费等费用，由个人承担。

（11）为筹备会议而发生的邮费、通讯费及劳务费。会议劳务费用不得超过会议支出的10%。劳务费包括论文评审费、美工费、工作人员劳务费等。

（12）其他必要的有关费用。

2、我校举办的国际会议应按国际惯例办事，不得承担额外的义务，要厉行节约、讲求实效，从严控制经费支出，努力做到以会养会。

3、国际会议所有协议及支出必须经计划财务处负责人签字同意方能报销。

第十条  国际会议经费管理和监督

1、不得用会议经费购买设备。特殊情况，需报学校批准同意。

2、会议费用如有节余，不得再申请补助，节余部分10%上交学校，90%作为举办单位发展基金。

3、会议结束后，会议举办单位应及时进行财务决算，并尽快做出会议经费结算报告，报国际合作处审核，然后由举办单位报校计划财务处，按校财务各项报销规定报账。

第四章  注意事项

第十一条  对国际组织要求在我国举办或承办的学术会议，需严格按照国家相关政策文件进行审批，慎重对待。人文社科类国际会议需上报校党委宣传部审批。

第十二条  原则上不邀请未建交国家人员、外国记者、外国驻华使领馆人员出席或参加会议。如有特殊需要，须事先专案报批。

第十三条  一切涉外事宜，均应事先与国际合作处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。

第十四条  确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

第十五条  会议结束后，举办单位要认真总结。并于30天内，向我校国际合作处提交《南京工业大学举办国际学术会议总结报告》（见附件3）、《南京工业大学举办国际学术会议统计表》（见附件4），以及会议的全套附件支撑材料，包括会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录像及会议报道等，未按规定提交材料者，会议费用不予报销。总结报告书内容应包括：

1、会议名称、时间、地点、主题、主办单位及与会人员等。

2、详细的会议学术内容，如各国当代科技发展战略、学科交叉与渗透、科学发现（包括科学事实和科学原理的发现）、新思想、新方向、新方法、新产品、新材料、新实验等，结合会议交流信息，突出重点，侧重创新，注意述评结合。

3、注意反映面向应用、面向市场的研发信息。

4、概括性且有意义的建议、体会、感受等。

5、篇幅以3000-8000字为宜，可附少量图表，应尽可能将其中的外文译成中文。

6、举办单位应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向国际合作处和科技处汇报。如有反映会议信息动态的会议论文，也可与会议总结一同上报。

第五章  附  则

第十六条  本管理办法自2013年1月起施行，原《南京工业大学国际会议管理办法》同时失效。

第十七条  本管理办法由学校授权国际事务部国际合作处会同科研部解释。